Các kiến thức cơ bản về kế toán

Những kiến thức rất cơ bản trong ngành kế toán. Đó là,

- Hình thức sổ kế toán.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung.
- Và một số yêu cầu đặc biệt khác.

 1. Hình thức sổ kế toán:

Trong kế toán có 5 hình thức (HT) sổ kế toán cơ bản:

·        HT1:  Nhật ký sổ cái

·        HT2: Nhật ký chung

·        HT3: Chứng từ ghi sổ

·        HT4: Nhật ký chứng từ

·        HT5: Hình thức kế toán trên máy vi tính

Tuy nhiên, để áp dụng lên máy tính với Excel thì hình thức Nhật ký chung là dễ dàng và thuận tiện nhất. Hình thức này bao gồm các sổ sách kế toán như: sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ nhật ký đặc biệt và các sổ kế toán chi tiết (sổ phụ).

- Sổ nhật ký chung là sổ kế toán cơ bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó làm căn cứ để ghi vào sổ cái.

- Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào bảng cân đối phát sinh, từ đó ghi vào bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.

- Sổ nhật ký đặc biệt được dùng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh nhiều, nếu tập trung ghi cả vào nhật ký chung thì có nhiều trở ngại, cho nên phải mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu.

Sổ nhật ký đặc biệt bao gồm 4 loại sau:

·         Loại 1: bán hàng chịu

·         Loại 2: mua hàng chịu

·         Loại 3: thu tiền mặt

·         Loại 4: chi tiền mặt

Khi dùng sổ nhật ký đặc biệt thì chứng từ gốc trước hết được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, sau đó, hàng ngày hoặc định kỳ tổng hợp số liệu của nhật ký đặc biệt ghi một lần vào sổ cái.

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép một cách chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ cho yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được.

2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung.

Hàng ngày, dựa vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung.  Sau đó căn cứ số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần theo dõi chi tiết thì phải ghi thêm vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết...

Trường hợp đơn vị có mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng. Tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt.

Cuối mỗi tháng, quý, năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số dư và số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Nguyên tắc chung là tổng số phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có trên bảng cân đối số dư và số phát sinh phải bằng tổng tiền đã ghi trên sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lắp trên các sổ nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

3. Các yêu cầu khác:

Ngoài ra, bạn cần phải nắm vững thêm về các kiến thức kế toán khác có liên quan cũng như : các mẫu sổ và phương pháp ghi sổ của hình thức kế toán nhật ký chung.

Các sổ này bao gồm:

·         Nhật ký thu tiền

·         Nhật ký chi tiền

·         Nhật ký mua hàng

·         Nhật ký bán hàng

·         Sổ cái

·         Sổ nhật ký chung...  

Và các sổ kế toán chi tiết như: sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, thẻ tính giá thành, sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay...

Kết cấu sổ nhật ký được qui định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ sổ kế toán:

Cột 1: ghi ngày, tháng ghi sổ.

Cột 2 + 3: ghi số và ngày, tháng lập chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ.

Cột 4: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Cột 5: đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ nhật ký chung đã được ghi vào sổ cái.

Cột 6: ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau, mỗi tài khoản ghi trên 1 dòng riêng.

Cột 7: ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Nợ.

Cột 8: ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Có.

Cuối trang sổ cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang. Các mẫu sổ này các bạn có thể xem chi tiết hơn trong file nguồn đính kèm. Phần này các bạn nên xem thêm Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Thông tư 20/2006/TT-BTC, Thông tư 21/2006/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành để biết thêm những chế độ, qui định mới nhất về kế toán