Các chứng từ kế toán cần in và sắp xếp cuối năm 2020

Kế toán viên cần phải in những chứng từ, sổ sách để lưu trữ và phục vụ cho công việc kiểm tra đối chiếu và quyết toán thuế sau này.

1) Các chứng từ thủ tục cần in 

a) Hồ sơ pháp lý công ty 

– Giấy phép đăng ký kinh doanh 

– Thông báo mã số thuế

– Tờ khai thuế môn bài

– Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng

– Mẫu 06 đăng ký áp dụng phương pháo kê khai tính thuế GTGT

b) Quyết toán năm 2020

– Báo cáo tài chính 2020

– Quyết toán TNDN kèm phụ lục 2020

– Quyết toán TNCN kèm phụ lục 2020

c) Hồ sơ lao động

– Hồ sơ xin việc của người lao động, kèm CMND

– Hợp đồng lao động văn phòng, bộ phận sản xuất, bộ phận quản lý… kẹp riêng 1 tệp riêng biệt cho dễ tìm và rà soát

– Các quyết định bổ nhiệm, tăng lương…

d) In sổ kế toán

Sổ in theo hình thức NKC bao gồm:

– Sổ nhật ký chung

– Sổ nhật ký chi tiền

– Số nhật ký thu tiền

– Sổ tiền gửi ngân hàng: kẹp sổ phụ cùng chứng từ ngân hàng đằng sau sổ

– Sổ quỹ tiền mặt

– Sổ nhật ký bán hàng

– Sổ nhật ký mua hàng

– Sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ phải thu

– Sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ phải trả

– Sổ chi tiết tạm ứng, chi tiết phải thu/phải trả khác.

– Sổ chi tiết vay/mượn khác.

– Sổ chi tiết ngân hàng

– Sổ cái các tài khoản: Có tài khoản nào trên bảng CĐ phát sinh tài khoản thì phải có sổ cái TK đó; các khoản nộp NSNN thì kẹp TK 333, các món vay kẹp TK 311,341, Bảng lương, bảng chấm công kẹp cùng TK 334…

– Sổ theo dõi TSCĐ, CCDC 

– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
Lưu ý: Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp theo thứ tự. 

2) Cách lưu trữ chứng từ 

a) Sắp xếp theo bộ chung:

– Tờ khai thuế quý: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26….tất cả những cái gì liên quan tới khai thuế thì gộp lại đóng thành tập.

– Hóa đơn đầu vào và ra sắp theo quy trình tăng dần theo ngày giống trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế quan

– Mỗi hóa đơn đầu vào:

• Nếu như hóa đơn < 20 triệu mà thanh toán bằng tiền mặt => Kèm phiếu chi tiền + phiếu nhập kho
• Giả sử hóa đơn > 20 triệu mà thanh toán bằng tiền chuyển khoản => Phiếu nhập kho + Ủy nhiệm chi photo +  phiếu hạch toán.

– Mỗi hóa đơn đầu ra:

• Nếu như thu ngay bằng tiền mặt => hóa đơn + phiếu thu + phiếu xuất kho
• Nếu như thu bằng tiền chuyển khoản => hóa đơn + Phiếu xuất kho + hợp đồng + phiếu báo có photo

b) Sắp xếp theo bộ riêng:

– Chứng từ ngân hàng

– Phiếu xuất kho nội bộ (sản xuất, xây lắp): Đóng gộp tất cả thành một tập từ tháng một đến tháng mười hai trong năm phát sinh nếu ít, nếu nhiều thì một tháng là một bộ

– Bảng phân bổ, khấu hao, bảng báo cáo Nhập – xuất – tồn các tài khoản:: 142,242,214, 152 (153;155;….): Đóng gộp tất cả thành một tập từ tháng một đến tháng mười hai trong năm phát sinh