Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định mới

1) Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế

• Nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên (người bán và người mua). Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 
• Sau khi hủy, người bán lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại "điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC" này để gửi cho người mua.

2) Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã kê khai thuế

• Nếu phát hiện có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. (Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC)

3) Người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế viết sai nhưng chưa gửi cho người mua

• Người bán thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo "Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP".
• Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. 

4) Người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế viết sai nhưng đã gửi cho người mua

• Nếu sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai về mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót. Đồng thời, người bán thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và không phải lập lại hóa đơn.
• Nếu sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn mới thay thế hóa đơn sau đó gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn mới.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn… số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. 

5) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập, phát hiện có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì được xử lý như sau:

• Nếu sai về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai về mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Tuy nhiên, trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán cần thực hiện thông báo với cơ quan Thuế theo mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Nếu sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, ký số, ký điện tử trên hóa đơn mới và gửi người mua. 

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn… số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Mặt khác, trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian nêu tại điều 16 Thông tư 68/2019/TT-BTC.