Chi phí cho nhân viên đi nghỉ mát có được tính chi phí hợp lý?

• Bên cạnh việc xác định đúng khoản chi phí nghỉ mát để cho kế toán đưa vào chi phí hợp lý thì cần thực hiện việc tập hơp hồ sơ để giải trình cho toàn bộ chi phí nghỉ mát đó là phục vụ cho lợi ích và là khoản phúc lợi của công ty dành cho nhân viên. Hãy cùng Kế Toán Tín Việt tìm hiểu về chi phí nghỉ mát nhé. 

1) Mối quan hệ giữa chi phí nghỉ mát và các loại thuế

1.1 Chi phí nghỉ mát được trừ khi tính thuế TNDN

•  Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của DN.
• Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế được xác định bằng quỹ lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng.
• Quỹ lương thực hiện trong năm được quy định tại tiết c, điểm 2.5, Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính: Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
• Tổng số các khoản chi có tính chất phúc lợi nêu trên không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm 2014 thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Phần vượt sẽ bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN cuối năm khi quyết toán thuế TNDN nhập phần chênh lệch vượt này vào chỉ tiêu B4 của tờ khai quyết toán thuế TNDN năm.

1.2 Chi phí nghỉ mát phúc lợi có được khấu trừ thuế GTGT

Theo Công văn 4005/TCT-CS ngày 29/09/2015 của Tổng cục thuế gửi Cục Thuế tỉnh Đồng Nai thì: 

• Do vậy, chi phí nghỉ mát tuy không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nhưng nó là chi phí nhằm tăng động lực làm việc của người lao động, tức là nó cũng tham gia và tác động vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, do vậy nó phải được khấu trừ Thuế GTGT đầu vào.

1.3 Tiền nghỉ mát có tính thuế TNCN

Theo Công văn 65152 của Cục thuế TP Hà Nội :

• "Khoản chi nghỉ mát do công ty chi trả cho người lao động nếu nội dung chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Trường hợp nội dung chi trả không ghi tên cá nhân được hưởng mà chi chung cho tập thể người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động"

2) Cách hạch toán chi phí nghỉ mát

Trường hợp 1: Doanh nghiệp không tổ chức cho công nhân viên đi nghỉ mát mà chi tiên cho công nhân viên tự đi

Căn cứ vào bảng kê chi tiền cho nhân viên đi nghỉ mát:

• Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
• Có TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân ( Nếu chi tiền mặt tới mức chịu thuế )

Trường hợp 2: Doanh nghiệp tổ chức cho công nhân viên đi nghỉ mát theo đoàn

• Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

3) Hồ sơ chi phí nghỉ mát cho nhân viên mới nhất

3.1) Doanh nghiệp không tổ chức cho công nhân viên đi nghỉ mát mà chi tiên cho công nhân viên tự đi.

Hồ sơ gồm có:

a) Hồ sơ quy định nội dung nghỉ mát

- Hợp đồng lao động

- Thỏa ước lao động tập thể

- Quy chế tài chính của công ty

b) Hồ sơ thanh toán

- Quyết định của giám đốc về việc chi cho nhân viên nghỉ mát kèm theo tờ trình nghỉ mát

- Dự toán kinh phí nghỉ mát

- Danh sách nhân viên được tham gia nghỉ mát

- Bảng kê danh sách có chữ ký nhân viên nhận tiền nghỉ mát (nếu nhận bằng tiền mặt)

- Giấy báo nợ của ngân hàng (nếu chuyển khoản)

3.2)  Doanh nghiệp tổ chức cho công nhân viên đi nghỉ mát theo đoàn.

a) Hồ sơ gồm có:

- Hồ sơ quy định nội dung nghỉ mát

- Hợp đồng lao động

- Thỏa ước lao động tập thể

- Quy chế tài chính của công ty

b) Hồ sơ thanh toán

- Quyết định của giám đốc về việc chi cho nhân viên nghỉ mát

- Danh sách nhân viên được tham gia nghỉ mát

- Chứng từ của các khoản chi cho việc nghỉ mát. Trong đó bao gồm (hợp đồng dịch vụ đi lại, ăn, nghỉ; các hóa đơn vui chơi, ăn uống, dịch vụ; vé máy bay, giấy báo nợ…)

Lưu ý: Các chứng từ này phải là những hóa đơn hợp lý, hợp lệ, xác định rõ ràng nguồn gốc nhà cung cấp, thời gian viết hóa đơn phải trùng với thời gian nghỉ mát quy định, các khoản chi không vượt định mức, các hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng phải thanh toán bằng chuyển khoản.

•