Hồ sơ bắt buộc phải chuẩn bị khi nhận quyết định thanh tra thuế

Khi doanh nghiệp nhận Quyết định thanh tra thuế, việc đầu tiên không phải là lo lắng — mà là chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn. Dưới đây là 10 bộ hồ sơ cốt lõi:

Bộ 01 – Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

Bao gồm toàn bộ hồ sơ gốc:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và toàn bộ lần thay đổi.
• Điều lệ công ty.
• Quy chế tài chính.
• Quy chế lương – thưởng.
• Thông tin tài khoản ngân hàng (đã khai báo với cơ quan thuế).
• Danh sách cổ đông/thành viên góp vốn.
• Đăng ký chế độ kế toán, hình thức sổ.
• Đăng ký phương pháp khấu hao với cơ quan thuế lưu tại doanh nghiệp.

Bộ 02 – Thuế GTGT – Thuế TNDN – Báo cáo tài chính

• Tờ khai thuế GTGT (tháng/quý) và bảng kê mua – bán theo phần mềm/kê khai.
• Chứng từ nộp NSNN: GTGT, môn bài, TNDN, TNCN....
• Hóa đơn điện tử lấy từ Cổng hóa đơn hoặc hệ thống DN.
• Báo cáo tài chính và Quyết toán thuế TNDN các năm.
• Bảng tính giá thành, bảng định mức (nếu có sản xuất/thi công).

Cách tự kiểm tra:

• Đối chiếu doanh thu hóa đơn điện tử với doanh thu tờ khai → khớp 100%.
• Kiểm tra hóa đơn đầu vào: đầy đủ, hợp lệ, không bị "treo" trạng thái.
• Kiểm tra số dư TK 133 khớp số thuế GTGT chuyển kỳ sau.
• Quyết toán TNDN có điều chỉnh tăng/giảm chi phí → ghi chú để giải trình.

Bộ 03 – Hồ sơ lương – TNCN (Cập nhật Cam kết 08)

Bao gồm:

• Tờ khai khấu trừ thuế TNCN.
• Quyết toán thuế TNCN các năm.
• Cam kết 08.
• Hợp đồng lao động, phụ lục.
• Bảng lương – bảng công – phiếu lương.
• Quyết định nâng lương, thưởng.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có).

Cách kiểm tra:

• Nhân sự nào chưa có HĐLĐ → phải ký bổ sung.
• Các khoản phụ cấp phải thể hiện trong HĐLĐ/quy chế.
• Trả lương tiền mặt → bắt buộc có ký nhận.
• Kiểm tra người thu nhập cao có bị thiếu khấu trừ không.

Bộ 04 – Hồ sơ vay nợ và lãi vay

Gồm:

• Hợp đồng vay.
• Khế ước nhận nợ & lịch trả nợ.
• Hóa đơn điện tử tiền lãi (nếu ngân hàng xuất theo từng kỳ).
• Hợp đồng mua hàng/hóa đơn nếu vay để thanh toán cho NCC.

Cách kiểm tra:

• Khoản vay nào thiếu hợp đồng → bổ sung ngay.
• Xem khoản vay có bị tính là “vốn mỏng” không.
• Lãi vay có phải vốn hóa không? (Đặc biệt với dự án đầu tư).
• Hợp đồng trả lãi cuối kỳ → đã trích trước đầy đủ chưa?

Bộ 05 – Công nợ phải thu – phải trả

Gồm:

• Hợp đồng đầu vào – đầu ra.
• Phụ lục hợp đồng.
• Biên bản đối chiếu công nợ.

Cách kiểm tra:

• Hợp đồng phải có cho các khoản công nợ lớn.
• Khách hàng ứng trước phải có điều khoản thanh toán trong hợp đồng.
• Đối chiếu công nợ phải khớp với sổ cái TK 131 – 331.

Bộ 06 – Tiền mặt – Tiền gửi ngân hàng

Gồm:

• Sổ quỹ tiền mặt.
• Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
• Phiếu thu – phiếu chi – UNC – sao kê ngân hàng.

Cách kiểm tra:

• Sổ quỹ không được âm.
• Số dư ngân hàng khớp sao kê 100%.
• Thanh toán hóa đơn > 5.000.000đ phải chuyển khoản.

Bộ 07 – Hồ sơ hàng tồn kho

Bao gồm:

• Bảng NXT.
• Phiếu nhập, phiếu xuất.
• Sổ chi tiết vật tư/hàng hóa.
• Hồ sơ nghiệm thu, giao nhận hàng.

Cách kiểm tra:

• NXT phải khớp với CĐPS.
• Đủ bộ chứng từ: đề nghị mua hàng – đơn hàng – hóa đơn – phiếu nhập – biên bản giao nhận.

Bộ 08 – Hồ sơ tài sản cố định

Gồm:

• Bảng tính khấu hao.
• Hồ sơ nghiệm thu – bàn giao.
• Hóa đơn điện tử mua TSCĐ.
• Hồ sơ thanh lý (nếu có).

Cách kiểm tra:

• PS Có TK 214 khớp bảng khấu hao.
• TSCĐ tăng → đủ hồ sơ pháp lý + chứng từ.
• Thanh lý → phải có đầy đủ hợp đồng – quyết định – đánh giá – thanh lý.

Bộ 09 – Công cụ dụng cụ

• Hóa đơn CCDC.
• Bảng phân bổ chi phí CCDC.

Cách kiểm tra:

• Nợ 242 phải khớp với tăng CCDC.
• Có TK 242 khớp bảng phân bổ theo kỳ.

Bộ 10 – Hồ sơ thanh toán không dùng tiền mặt

• Hóa đơn > 5.000.000đ bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt nếu muốn tính chi phí.

Cách kiểm tra:

• Kẹp hóa đơn > 5 triệu cùng UNC/chuyển khoản để giải trình.
• Hoặc bộ ủy quyền cho nhân viên.
• Kiểm tra TK 111: có khoản nào thanh toán > 5 triệu không? → loại ra chi phí.

Rà soát đủ 10 bộ hồ sơ trên, doanh nghiệp gần như đã "an toàn 90%" khi đoàn thuế vào làm việc. Chuẩn bị đúng — đủ — logic sẽ biến việc thanh tra thuế từ nỗi lo thành quy trình hoàn toàn bình thường của doanh nghiệp.

 Công Ty Cổ Phần Đào Tạo Tín Việt với phương châm UY TÍN LÀ SỐ 1, chắc chắn đem đến sự hài lòng cho các doanh nghiệp.

Hotline: 0968.1000.55

Địa chỉ: D11 Trần Quang Diệu, Tuy Hòa, Đắk Lắk

Đăng ký học Quyết Toán Thuế Thực Chiến