Hướng dẫn xử lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1)  Hàng trong kho nội bộ thì còn mà trên sổ sách thì thiếu

a) Nguyên nhân:

• Khi nhập hàng đầu vào của cá nhân không có hóa đơn. Và những mặt hàng này xuất bán thực tế khách yêu cầu lấy hóa đơn. Khi đó, kế toán thuế ghi nhận xuất bán thì phần mềm sẽ báo âm.

b) Cách xử lý:

•  Nên lấy hóa đơn đầu vào bổ sung trước hoặc ngay thời điểm xuất hóa đơn. Để tránh sai sót các bạn cần kiểm kê kho thực tế so với sổ sách. Xem có sự chênh lệch về kho hay không để có phương án lấy bổ sung hóa đơn cho những hàng hóa đang bị thiếu trên giấy tờ sổ sách mà kho đang có.
• Kiểm kê lại kho hàng hóa trên sổ sách so với thực tế và khi khách yêu cầu xuất hóa đơn. Kế toán có thể viết lái sang các mã hàng có tính chất tương tự để điều tiết kho giữa thực tế nội bộ so với sổ sách dần về khớp với nhau, tránh âm kho về sau theo những lỗi sai này.

2. Hàng trong kho nội bộ thì hết trong khi đó hàng trên sổ sách thì còn

a) Nguyên nhân

Đối với một DN mà hàng tồn kho nhiều trên sổ sách trong khi thực tế lại không có là do:

• Trong quá trình bán hàng hóa, khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn. Kế toán lại quên không viết hóa đơn xuất bán hàng hóa đó ra tại thời điểm bán với nội dung: Khách hàng không lấy hóa đơn.
• Cuối năm kế toán lại không biết cân đối kho. Để hàng tồn kho trên sổ sách chênh lệch quá lớn so với nội bộ thực tế kho, dẫn đến tình trạng kho ảo nhiều. Nếu không cân đối kho sớm thì hàng tồn kho trên sổ sách càng tồn kho nhiều hơn so với kho thực tế qua các năm.

b) Cách xử lý

Khi khách hàng mua lẻ không lấy hóa đơn thì kế toán nên:

• Cách 1: Vẫn xuất hóa đơn xả hàng ra cho khách lẻ không lấy hóa đơn .

Tuy nhiên cách này nếu như VAT bên công ty bạn đang dư ra nhiều thì cần tham khảo ý kiến sếp

• Cách 2: Lập danh sách khách lẻ không lấy hóa đơn để cuối năm xuất ra. Tuy nhiên cần có giảm giá hàng tồn kho để đỡ bớt VAT đầu ra mà vẫn giải quyết được hàng tồn kho dư thừa trên sổ sách.

3) Xử lý tình huống đã xảy ra rồi

• Hàng tháng nếu kế toán không cân đối kho và đến cuối năm mới cân đối hàng tồn kho thì kế toán sẽ không nhận ra các sai sót vào các thời điểm cần xuất hàng hóa ra bán, dẫn đến kế toán không còn cách nào khác là phải xử lý hàng về trước hóa đơn về sau. Tuy nhiên đây là cách làm sai nguyên tắc, kế toán để hợp thức hóa hồ sơ cần làm thêm các hồ sơ đi kèm như:

• Hợp đồng mua bán: Trong hợp đồng ghi rõ thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hóa đơn kèm theo phiếu xuất kho của bên bán.

• Tuy nhiên trong trường hợp này, bên bán nếu cơ quan thuế phát hiện ra hàng xuất trước thời điểm xuất hóa đơn thì sẽ bị xử phạt theo thông tư số 10/2014/TT-BTC. Mức phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đ

Chính vì thế kế toán nên cân đối kho từng thời điểm phát sinh chứ không nên để dồn làm BCTC 1 lúc vào cuối năm. Nhiều tình huống không thuận lợi khi đó sẽ khiến các kế toán viên không có cách nào xử lý hợp lý.