Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai nhiều tờ cho cùng một đơn vị mua hàng

Xuất hóa đơn là công việc tuy đơn giãn nhưng rất quan trọng trong doanh nghiệp. Nếu kế toán xuất sai nhiều tờ hóa đơn cho cùng đơn vị mua hàng thì rất dễ bị cơ quan thuế phạt. Kế toán Tín Việt xin chia sẽ bạn đọc cách xử lý như sau:

1) Căn cứ pháp lý 

• Điều 20 khoản 1,2,3 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 

• Khoản 7 Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC)

2) Hướng dẫn xử lý hóa đơn viết sai cho 1 tờ hóa đơn

2.1 ) Trường hợp chưa xé hóa đơn viết sai ra khỏi cuống. Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống của quyển hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng

 

• Bước 01: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai hóa đơn chưa xé ra khỏi cuống: Ghi chú sai sót lý do gì? Hoặc chỉ gạch chéo là xong.

• Bước 02: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 hóa đơn vừa xuất đúng cho khách hàng.

                  +  Hai bên mua và bán không cần phải lâp biên bản thu hồi.

                  +  Hóa đơn này bên Bán khi báo cáo sử dụng hóa đơn BC26/AC kê vào mục Xóa bỏ .

2.2 ) Trường hợp viết sai hóa đơn nhưng đã giao cho khách hàng chưa khai báo thuế

• Bước 01: Hai Bên lập biên bản thu hồi hóa đơn (2 bản – mỗi bên giữ 1 bản).
• Bước 02: Thu hồi (lấy lại) hóa đơn Viết sai đã giao cho người mua trước đó. Sau đó tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.  Lấy ghim bấm kẹp ngay tại cuống 3 liên viết sai.
• Bước 03: Xuất lại hóa đơn mới đúng (theo đúng quy định ).

– Hóa đơn này bên Bán khi báo cáo sử dụng hóa đơn BC26/AC kê vào mục Xóa bỏ 

*Chú ý: Ngày trên hóa đơn mới là ngày lập biên bản thu hồi.

2.3)  Trường hợp viết sai hóa đơn nhưng đã giao cho khách hàng đã khai báo thuế

 Căn cứ: Khoản 3 – điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC Xử lý đối với hóa đơn đã lập

• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì:

                         + Hai bên lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót,

                         + Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua và các chỉ tiêu khác đúng: Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá , thành tiền và thuế suất + tiền thuế …. thì các bên:            

                         + Lập biên bản điều chỉnh và KHÔNG phải lập hóa đơn điều chỉnh.

2.4)  Điều chỉnh hóa đơn viết sai
 

– Nếu sai ngày tháng trên hóa đơn thì:

                     + Doanh nghiệp và khách hàng phải lập Biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai.

                     + Lập hóa đơn điều chỉnh.

– Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.

*Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh chỉ cần ghi nội dung cần điều chỉnh, các nội dung đã ghi đúng như: (số lượng, đơn giá, thành tiền,…) không được ghi lại trên hóa đơn điều chỉnh.

– Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

–Trường hợp hóa đơn lập sai MST, nội dung hàng hóa, đơn vị tính đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế…thì các bên:

                 +  Lập biên bản điều chỉnh.

                 + Xuất hóa đơn điều chỉnh, các chỉ tiêu khác không thay đổi ghạch chéo.

3) Xử lý hóa đơn đã lập có nhiều hóa đơn sai sót

• Cùng một doanh nghiệp mà sai từ 2 hóa đơn trở lên thì : trên cơ sở hàng hóa, dịch vụ có cùng thuế suất thuế GTGT.

                   +  Lập một biên bản điều chỉnh cho các hóa đơn sai.

                  + Xuất 01 hóa đơn điều chỉnh cho các hóa đơn bị sai.

• Nếu nhiều doanh nghiệp bị sai hóa đơn thì:

                      + Mỗi doanh nghiệp là một biên bản điều chỉnh cho một hoặc nhiều hóa đơn viết sai.

                      +  Mỗi doanh nghiệp lập 01 hóa đơn điều chỉnh.

NHƯ VẬY:

                   + Không được phép gộp chung biên bản điều chỉnh cho các doanh nghiệp khác nhau.                          
                   + Không được phép xuất 01 hóa đơn điều chỉnh sai sót cho nhiều doanh nghiệp.