Thủ tục HỦY Hóa Đơn Giấy chuyển sang Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn tự in là hình thức hóa đơn truyền thống, được áp dụng tại hầu hết các đơn vị doanh nghiệp đăng ký kinh doanh từ trước đến nay. Tuy nhiên, hình thức này cũng bộc lộ rõ hạn chế trong thời đại công nghệ số 4.0. Rõ rệt nhất là những bất cập trong khâu quản lý, lưu trữ và vận chuyển.
Mô hình chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử trở thành xu hướng tất yếu. Bên cạnh khắc phục được những nhược điểm hóa đơn giấy truyền thống. Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng đem đến cho doanh nghiệp hàng loạt lợi ích.  

Top 5 Lợi ích Hóa Đơn Điện Tử đem đến cho doanh nghiệp

+ Tiết kiệm 90% chi phí cho doanh nghiệp: tiết kiệm hiệu quả các khoản phí dành cho nhân sự, in ấn, thủ tục đăng ký, lưu trữ, cất giữ, vận chuyển hóa đơn.
+ Tính bảo mật cao. Đây được xem là một trong những thế mạnh khó “soán ngôi” của hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được quản lý bảo mật bằng phần mềm chuyên dụng. Cho nên, rất khó để làm giả.
+ Tránh được rủi ro mất hóa đơn. Trên mỗi hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Cho nên, rất dễ dàng trong khâu kiểm tra, báo cáo.
+ Nâng tầm uy tín và khẳng định đẳng cấp của doanh nghiệp.
Với những ưu điểm nêu trên thì có thể dễ dàng nhận thấy việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu. Chuyển đổi càng sớm, càng giúp cho các đơn vị doanh nghiệp có đủ thời gian chuẩn bị, sắp xếp bộ máy nhân sự và nhận được sự hỗ trợ từ các cơ quan thuế trục thuộc.
Trước hạn chuyển đổi đang đến gần, những doanh nghiệp đã và đang quan tâm đến vấn đề chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử chia sẻ cần nắm rõ thủ tục hủy hóa đơn giấy, chuyển sang hóa đơn điện tử. Chúng tôi sẽ hướng dẫn quy trình cụ thể ở phần tiếp theo nhé.

Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn giấy, chuyển sang Hóa Đơn Điện Tử

 

Bước 1: Doanh nghiệp tự thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ cần tổ chức một hội đồng hủy hóa đơn giấy. Trong Hội đồng cần có ban đại diện lãnh đạo công ty và đại diện bộ phận kế toán.

Bước 2. Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần phải hủy

Ở bước này, doanh nghiệp cần lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy theo một số nội dung như sau:
+ Tên hóa đơn
+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn
+ Ký hiệu của hóa đơn
+ Số lượng hóa đơn cần hủy

Bước 3. Lập biên bản hủy hóa đơn

Tất cả thành viên thuộc Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn. Đồng thời, những thành viên này cũng là đối tượng sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hóa đơn này nếu có sai sót.

Bước 4. Doanh nghiệp làm thông báo kết quả hủy hóa đơn

Trong mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, thông báo kết quả hủy hóa đơn cần có những nội dung: loại hóa đơn; ký hiệu hóa đơn; số lượng hóa đơn hủy từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu; lý do về việc hủy hóa đơn; ngày giờ hủy hóa đơn; phương pháp hủy hóa đơn…
Cụ thể:
– Số lượng: Có 2 bản (Một bản lưu trữ tại công ty, một bản gửi về cơ quan thuế).
– Nơi gửi: Cơ quan quản lý thuế trực tiếp
– Thời hạn để gửi thông báo kết quả: Thông báo chậm nhất không quá 5 ngày, kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Quy định về thời hạn hủy hóa đơn

Khi doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn. Ngay lập tức cần phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn quy định chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày doanh nghiệp bắt đầu thông báo với cơ quan thuế.
Đối với những trường hợp bên cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng ( ngoại trừ những trường hợp không báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn.
Thời hạn quy định hủy hóa đơn chậm nhất trong vòng 10 ngày. Tính kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng. Hoặc tính bắt đầu từ ngày mà doanh nghiệp đã tìm lại được hóa đơn cũ đã mất.

Quy định phạt vi phạm về hóa đơn

Khi doanh nghiệp vi phạm về hóa đơn sẽ bị phạt vi phạm. Quy định về phạt vi phạm trong khoản 7 điều 1 Thông tư 176/2016/Tt/BTC như sau:
Đối với những hành vi lập sai hoặc lập không có đầy đủ nội dung của thông báo kết quả hủy hóa đơn:
+ Trường hợp này bị phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng.
+ Trong trường hợp doanh nghiệp tự phát hiện ra sai sót và tự lập lại thông báo thay thế đúng với quy định. Trường hợp này sẽ được cơ quan có thẩm quyền ban hành về quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại chính trụ sở của người nộp thuế. Như vậy trong trường hợp này sẽ không bị phạt tiền.
Đối với những hành vi nộp chậm thông báo kết quả hủy hóa đơn:
+ Chậm từ 1 đến hết ngày thứ 10, tính kể từ ngày quy định, sẽ bị phạt cảnh cáo.
+ Nộp chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định, phạt tiền từ 2.000.000 đến 4.000.000.
+ Không nộp thông báo sau 20 ngày kể từ ngày quy định, phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng.
Hiện nay, tại www.ketoantinviet.net, chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ Kế toán thuế trọn gói. Quý khách hàng cần:
+ Tư vấn thành lập doanh nghiệp
+ Tư vấn làm thủ tục giải thể doanh nghiệp
+ Lập báo cáo tài chính
+ Hướng dẫn quy trình, thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử, chữ kỹ số.
Xin mời liên hệ ngay Hotline 0911.666.881 để được tư vấn, hỗ trợ miễn phí.