Doanh nghiệp sẽ bị loại chi phí nếu mua hàng hóa nếu không có hợp đồng trên 5 triệu đồng 

Ngày 02/04/2026, Cục Thuế tỉnh Ninh Bình đã ban hành Công văn 3716/NBI-QLDN2 hướng dẫn cụ thể về hồ sơ chứng từ đối với các khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Trong đó, quy định về việc mua hàng hóa từ 05 triệu đồng trở lên phải có hợp đồng đang nhận được rất nhiều sự quan tâm từ cộng đồng kế toán và doanh nghiệp. Cụ thể vấn đề này ra sao?

1. Điều kiện chung để khoản chi từ 05 triệu đồng được tính vào chi phí được trừ

Căn cứ theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, một khoản chi của doanh nghiệp để được tính vào chi phí hợp lý hợp pháp cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).

Lưu ý: Quy định mới đã đồng bộ ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng để thống nhất giữa Thuế GTGT và Thuế TNDN.

2. Mua hàng hóa trên 5 triệu đồng: Trường hợp nào bắt buộc phải có hợp đồng?

Theo hướng dẫn tại Công văn 3716/NBI-QLDN2, không phải mọi trường hợp mua hàng hóa cứ trên 5 triệu đồng là bắt buộc phải ký hợp đồng kinh tế bằng văn bản để được tính chi phí. Việc có bắt buộc phải kèm hợp đồng hay không phụ thuộc vào thời điểm ghi nhận chi phí và trạng thái thanh toán của doanh nghiệp, cụ thể:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp ĐÃ thanh toán tiền mua hàng

Nếu tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp đã thanh toán toàn bộ giá trị đơn hàng (từ 5 triệu đồng trở lên) cho nhà cung cấp:

• Hồ sơ cần có: Hóa đơn hợp pháp và Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Ủy nhiệm chi, chứng từ chuyển khoản ngân hàng...).
• Hợp đồng: Trong trường hợp mua bán giao dịch ngay, thanh toán ngay này, cơ quan thuế không bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế bằng văn bản. Quy trình ghi nhận chi phí được trừ vẫn hợp lệ nếu chứng từ thanh toán đúng quy định.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp CHƯA thanh toán tiền mua hàng (Mua trả chậm, trả góp, mua trước trả sau)

Đây là nội dung mấu chốt được Công văn 3716/NBI-QLDN2 làm rõ. Nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho bên bán thì hồ sơ để được tính vào chi phí được trừ BẮT BUỘC phải có:

1. Hợp đồng mua bán hàng hóa/dịch vụ: Trong hợp đồng phải quy định rõ phương thức thanh toán là không dùng tiền mặt, điều khoản trả chậm, trả góp, thời hạn thanh toán cụ thể.
2. Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ.
3. Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch vụ.

Hệ quả pháp lý cần lưu ý:

• Nếu chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng: Doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Khi đến hạn thanh toán: Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nếu đến hạn thanh toán mà doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (hoặc chuyển sang thanh toán bằng tiền mặt), doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí và giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ tương ứng.

3. Khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với đơn hàng từ 5 triệu đồng

Đồng bộ với hướng dẫn của Công văn 3716/NBI-QLDN2, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng:

• Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần từ 05 triệu đồng trở lên mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Đối với các hình thức thanh toán đặc thù như: Thanh toán bù trừ công nợ giữa hai bên, thanh toán cấn trừ công nợ qua bên thứ ba, vay mượn hàng/tiền để cấn trừ... thì các phương thức thanh toán này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng kinh tế. Đồng thời phải có biên bản đối chiếu số liệu, xác nhận bù trừ công nợ giữa các bên làm căn cứ pháp lý để cơ quan thuế chấp thuận khấu trừ.

4. Lời khuyên dành cho doanh nghiệp và kế toán

Để hạn chế tối đa rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí hợp lý hoặc bác bỏ khấu trừ thuế GTGT đối với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Tuyệt đối không tách nhỏ hóa đơn: Nhiều trường hợp cố tình chia nhỏ giao dịch lớn thành nhiều hóa đơn dưới 5 triệu đồng trong cùng một ngày để thanh toán bằng tiền mặt. Cơ quan thuế xác định nghĩa vụ thuế dựa trên tổng giá trị giao dịch phát sinh trong ngày; hành vi cố tình tách nhỏ có thể bị xuất toán chi phí và xử phạt.
2. Chuẩn hóa quy trình ký kết hợp đồng: Dù luật không bắt buộc ký hợp đồng đối với các giao dịch mua đứt bán đoạn thanh toán ngay, nhưng đối với các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên có phát sinh nợ, trả chậm, hoặc có tính chất phức tạp (bảo hành, dịch vụ dài hạn), doanh nghiệp nên chủ động lập hợp đồng kinh tế bằng văn bản để làm "tấm khiên" pháp lý vững chắc khi quyết toán thuế.
3. Kiểm tra kỹ chứng từ ngân hàng: Đảm bảo tài khoản chuyển tiền đi và tài khoản nhận tiền đều là tài khoản đã đăng ký hợp pháp của doanh nghiệp và nhà cung cấp.

Công Ty Cổ Phần Đào Tạo Tín Việt với phương châm UY TÍN LÀ SỐ 1, chắc chắn đem đến sự hài lòng cho các doanh nghiệp.

Hotline: 0968.1000.55

Địa chỉ: D11 Trần Quang Diệu, Tuy Hòa, Đắk Lắk

Đăng ký học Quyết Toán Thuế Thực Chiến