Doanh nghiệp có hóa đơn vẫn có thể bị loại chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Từ năm 2026, việc kiểm tra các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) sẽ được cơ quan thuế kiểm soát chặt hơn. Nhiều doanh nghiệp dù có đầy đủ hóa đơn, chứng từ nhưng vẫn bị xuất toán chi phí vì không chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ hoặc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế. 

Theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng:

• Chi phí thực tế phát sinh liên quan hoạt động kinh doanh 
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ 
• Thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên 

Dưới đây là 9 khoản chi phí thường khiến thuế thu nhập doanh nghiệp bị loại khi thanh tra thuế mà kế toán và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

1. Chi phí hạch toán sai kỳ kế toán

Đây là lỗi rất phổ biến trong doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Chi phí điện nước tháng 12/2025 
• Hóa đơn xuất vào tháng 1/2026 
• Nhưng doanh nghiệp lại đưa toàn bộ vào chi phí năm 2026 

Khi đó, cơ quan thuế có thể xác định doanh nghiệp ghi nhận chi phí sai kỳ và loại khỏi chi phí được trừ. 

2. Công tác phí không đủ hồ sơ chứng minh

Các khoản:

• Đi công tác 
• Khách sạn 
• Vé máy bay 
• Phụ cấp công tác 

nếu thiếu:

• Quyết định cử đi công tác 
• Giấy đi đường 
• Quy chế công ty 
• Hóa đơn chứng từ liên quan 

thì rất dễ bị xuất toán khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. 

3. Thanh toán tiền mặt trên 5 triệu đồng

Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng là sự thay đổi quan trọng nhất từ ​​​​năm 2026 mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Theo điểm c 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/ND-CP, các tài khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các tài khoản khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên chỉ được tính vào chi phí trừ khi có bằng chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt (chuyển khoản tài khoản ngân hàng, thẻ, ví điện tử...).

Áp dụng với tiền lương: Khoản chi trả tiền lương, tiền công bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng/lần trở lên cũng không được tính vào chi phí trừ , dù là chi phí thực tế phát sinh.

4. Chi phí thuê nhà cá nhân thiếu hồ sơ

Nhiều doanh nghiệp thuê:

• Văn phòng 
• Nhà ở  
• Mặt bằng kinh doanh 

của cá nhân nhưng hồ sơ không đầy đủ.

Một bộ hồ sơ thuê nhà hợp lệ nên có:

• Hợp đồng thuê 
• CCCD chủ nhà 
• Giấy tờ sở hữu 
• Chứng từ thanh toán 
• Hồ sơ kê khai thuế liên quan 

Nếu hồ sơ thiếu logic hoặc không chứng minh được giao dịch thực tế, khoản chi này rất dễ bị loại khi thanh tra thuế. 

5. Chi phí tiền lương thiếu hồ sơ lao động

Các lỗi phổ biến gồm:

• Không ký hợp đồng lao động 
• Không có bảng chấm công 
• Không có bảng lương 
• Không chuyển khoản lương 
• Không đăng ký mã số thuế cá nhân 

Khi không chứng minh được quan hệ lao động thực tế, cơ quan thuế có thể loại toàn bộ chi phí tiền lương khỏi chi phí được trừ. 

6. Mua hàng hóa nhưng không chứng minh được giao dịch thực tế

Có hóa đơn chưa đủ để được chấp nhận chi phí.

Doanh nghiệp cần chứng minh:

• Hàng hóa có thật 
• Có giao nhận 
• Có vận chuyển 
• Có nhập kho hoặc sử dụng thực tế 

Nếu chỉ có hóa đơn mà thiếu hồ sơ kèm theo, doanh nghiệp có thể bị đánh giá sử dụng hóa đơn rủi ro. 

7. Chi phí marketing, quảng cáo, tiếp khách thiếu chứng từ

Chi phí tiếp thị, quảng cáo dễ dàng là loại nếu doanh nghiệp không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ:

• Không có đồng dịch vụ , biên dịch thử nghiệm, hóa đơn từ đơn vị cung cấp dịch vụ
• Chi phí tiếp khách, nghị viện, hội thảo thiếu danh sách khách mời, chương trình, biên bản...
• Quà tặng, ưu đãi không có hồ sơ chương trình khuyến mãi đăng ký với cơ quan nhà nước (nếu bắt buộc)
• Chi phí quảng cáo trên nền tảng nước ngoài (Facebook, Google...) thiếu bằng chứng từ quốc tế thanh toán

phục vụ hoạt động kinh doanh, khoản chi rất dễ bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. 

8. Bảng kê mua hàng lập sai quy định

Nhiều doanh nghiệp:

• Lập bảng kê gộp nhiều lần mua 
• Thiếu thông tin người bán 
• Thiếu CCCD 
• Thiếu hồ sơ giao dịch 

Điều này khiến bảng kê không đủ điều kiện hợp lệ theo quy định thuế hiện hành. 

9. Hạch toán sai mục đích sử dụng chi phí

Một số doanh nghiệp:

• Đưa chi phí cá nhân vào công ty 
• Hạch toán sai bộ phận sử dụng 
• Không tách riêng chi phí quản lý và bán hàng 

Khi không chứng minh được phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, khoản chi sẽ bị xuất toán. 

Vì sao thuế thu nhập doanh nghiệp bị loại dù có hóa đơn?

Thực tế, nhiều khoản chi bị loại không phải do thiếu hóa đơn mà vì:

• Hồ sơ chưa đầy đủ 
• Chứng từ không logic 
• Thanh toán sai quy định 
• Không chứng minh được tính thực tế phát sinh 

Đây cũng là lý do cơ quan thuế ngày càng tập trung kiểm tra:

• Tính hợp lệ 
• Tính hợp lý 
• Tính thực tế của giao dịch kế toán thuế. 

Doanh nghiệp cần làm gì để tránh bị loại chi phí?

Để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên:

✅ Hạch toán đúng kỳ kế toán
✅ Thanh toán chuyển khoản đúng quy định
✅ Lưu đầy đủ hồ sơ ngoài hóa đơn
✅ Có hợp đồng và biên bản nghiệm thu rõ ràng
✅ Chứng minh được chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh thực tế
✅ Rà soát hồ sơ kế toán định kỳ trước khi thanh tra thuế

Kết luận

Các khoản chi phí bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp đa phần đều xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa chuẩn hóa hồ sơ kế toán và chứng từ thanh toán.

Việc kiểm soát tốt hồ sơ ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ bị truy thu thuế mà còn hạn chế các khoản phạt phát sinh khi thanh tra, kiểm tra thuế trong giai đoạn từ năm 2026 trở đi.

Công Ty Cổ Phần Đào Tạo Tín Việt với phương châm UY TÍN LÀ SỐ 1, chắc chắn đem đến sự hài lòng cho các doanh nghiệp.

Hotline: 0968.1000.55

Địa chỉ: D11 Trần Quang Diệu, Tuy Hòa, Đắk Lắk

Đăng ký học Quyết Toán Thuế Thực Chiến