Sổ sách hư hỏng do lũ doanh nghiệp cần làm gì đúng luật?

SỔ SÁCH HƯ HỎNG DO LŨ – DOANH NGHIỆP CẦN LÀM GÌ ĐỂ ĐÚNG QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT?

Thiên tai, bão lụt xảy ra không chỉ gây thiệt hại về cơ sở vật chất mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động quản lý tài chính  đặc biệt là sổ sách kế toán, chứng từ kế toán. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp rơi vào thế bị động khi sổ sách hư hỏng do lũ, bị mất, bị rách, mốc, hoặc không thể đọc được. Cùng Kế Toán Tín Việt tìm hiểu cách xử lý nhé. 

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC XỬ LÝ SỔ SÁCH HƯ HỎNG DO LŨ

Theo Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn, dù nguyên nhân dẫn đến hư hỏng là bất khả kháng, đơn vị vẫn phải thực hiện đúng quy trình xử lý, phục hồi và thông báo.
Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp ổn định dữ liệu kế toán mà còn tránh rủi ro khi kiểm tra, thanh tra thuế sau này.

Đặc biệt, việc xử lý đúng quy định còn giúp chứng minh doanh nghiệp không có hành vi gian lận, tẩy xóa hoặc cố ý làm mất tài liệu kế toán.

CÁC BƯỚC CẦN THỰC HIỆN KHI SỔ SÁCH HƯ HỎNG DO LŨ

1. Thông báo ngay cho cơ quan quản lý

Khi sổ sách và chứng từ kế toán bị hư hỏng do lũ, đơn vị phải gửi thông báo trong vòng 15 ngày cho các cơ quan liên quan như:

• Cơ quan thuế
• Cơ quan tài chính
• Kho bạc nhà nước
• Cơ quan chủ quản (nếu là đơn vị nhà nước)

Nội dung thông báo phải mô tả rõ: thời điểm xảy ra thiệt hại, mức độ hư hỏng, loại tài liệu bị ảnh hưởng và các biện pháp doanh nghiệp đang triển khai.

2. Tiến hành phục hồi và sao chụp lại tài liệu

Đơn vị kế toán cần tiến hành ngay việc:

• Thu gom các tài liệu còn sót lại
• Làm khô, khử mốc, số hóa tài liệu nếu có thể
• Sao chép hoặc phục hồi lại các chứng từ bị hư hỏng
• Liên hệ đối tác để xin sao chụp hóa đơn, hợp đồng, phiếu giao nhận…

Việc xin bản sao từ đối tác là hoàn toàn hợp lệ, miễn là bản sao có đóng dấu xác nhận và chữ ký của đơn vị cung cấp.

3. Thành lập “Ban xử lý và phục hồi tài liệu kế toán”

Đơn vị cần lập một ban chuyên trách gồm:

• Lãnh đạo doanh nghiệp
• Kế toán trưởng
• Nhân sự phụ trách lưu trữ
• Đại diện kiểm soát nội bộ

Ban này sẽ:

• Kiểm kê toàn bộ phần tài liệu đã bị hư hỏng
• Lập biên bản mô tả mức độ thiệt hại
• Phân loại tài liệu phục hồi được và tài liệu không thể phục hồi
• Giám sát quá trình sao lưu, đối chiếu và hoàn thiện dữ liệu kế toán thay thế

4. Khóa sổ cũ và mở sổ mới để tiếp tục ghi chép

Nếu tổn thất làm mất toàn bộ hoặc phần lớn số liệu của kỳ kế toán hiện tại, đơn vị cần:

• Khóa sổ kế toán tại thời điểm trước khi lũ lụt xảy ra
• Mở sổ mới cho các nghiệp vụ phát sinh tiếp theo
• Đính kèm đầy đủ biên bản thiệt hại và tài liệu phục hồi để phục vụ kiểm tra sau này

5. Lưu trữ tài liệu theo đúng thời hạn

Theo quy định:

• Chứng từ thông thường: lưu tối thiểu 5 năm
• Sổ kế toán và báo cáo tài chính: lưu tối thiểu 10 năm
• Tài liệu quan trọng: lưu trữ vĩnh viễn

Các tài liệu phục hồi hoặc bản sao hợp pháp phải được lưu trữ giống như tài liệu gốc.

KHI NÀO CẦN XIN CHỨNG TỪ SAO CHỤP TỪ ĐỐI TÁC?

Trường hợp doanh nghiệp không thể phục hồi tài liệu từ bản gốc vì bị hư hỏng nặng:

• Có thể liên hệ bên cung cấp, bên mua, ngân hàng, đơn vị vận chuyển… để xin bản sao chứng từ
• Nếu đối tác đã ngừng hoạt động, cần lập biên bản xác nhận không thể sao chụp được
• Chịu trách nhiệm về tính trung thực của dữ liệu phục hồi

Việc xử lý sổ sách hư hỏng do lũ là nhiệm vụ cấp bách và đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật. Quy trình gồm: thông báo – phục hồi – lập ban xử lý – khóa sổ – mở sổ mới – lưu trữ đúng hạn.
Thực hiện đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ uy tín, đảm bảo tính minh bạch và an toàn pháp lý trong hoạt động tài chính.

Công Ty Cổ Phần Đào Tạo Tín Việt với phương châm UY TÍN LÀ SỐ 1, chắc chắn đem đến sự hài lòng cho các doanh nghiệp.

Hotline: 0968.1000.55

Địa chỉ: Đông Phước, Tuy Hòa, Đắk Lắk