Doanh nghiệp bị thanh tra thuế cần chuẩn bị những gì?

Thanh tra thuế là hoạt động thường xuyên của cơ quan quản lý nhằm kiểm tra việc tuân thủ pháp luật thuế của doanh nghiệp.
Bài viết này Kế Toán Tín Việt sẽ hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ khi bị thanh tra thuế, giúp quá trình làm việc diễn ra thuận lợi và minh bạch.

1. Chuẩn bị sổ sách kế toán và chứng từ đầy đủ

Một trong những nội dung quan trọng nhất khi thanh tra thuế là kiểm tra tính chính xác và minh bạch của sổ sách kế toán. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hóa đơn đầu vào – đầu ra: đảm bảo có đầy đủ liên, được lưu trữ theo đúng quy định.
• Phiếu thu – phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho: đối chiếu với các tài khoản kế toán.
• Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý, phụ lục hợp đồng: để chứng minh tính hợp pháp của doanh thu và chi phí.
• Bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế TNCN: đối chiếu với hồ sơ khai thuế.

Đây là bộ hồ sơ trọng yếu, phản ánh tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
 

2. Báo cáo tài chính và tờ khai thuế theo quy định

Cơ quan thuế sẽ rà soát các báo cáo tài chính mà doanh nghiệp đã nộp trong các năm kiểm tra. Do đó, doanh nghiệp cần:

• Chuẩn bị báo cáo tài chính năm, báo cáo quyết toán thuế TNDN, TNCN.
• Kiểm tra các tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN hàng tháng/quý đã nộp.
• Đối chiếu số liệu giữa tờ khai thuế và sổ sách kế toán để tránh chênh lệch.

Doanh nghiệp nên rà soát lại trước để phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời.
 

3. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Ngoài sổ sách và báo cáo, đoàn thanh tra có thể yêu cầu kiểm tra một số giấy tờ pháp lý như:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, con dấu.
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng.
• Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự liên quan đến chi phí tiền lương.

Các giấy tờ này giúp chứng minh tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp.
 

4. Giải trình và làm việc với đoàn thanh tra

Khi bị thanh tra thuế, doanh nghiệp không chỉ cần chuẩn bị hồ sơ mà còn phải có người phụ trách giải trình rõ ràng.

• Kế toán trưởng hoặc kế toán phụ trách thuế phải nắm rõ số liệu, quy trình hạch toán.
• Doanh nghiệp cần chuẩn bị bản giải trình bằng văn bản cho những điểm còn thắc mắc.
• Giữ thái độ hợp tác, cung cấp thông tin chính xác để tạo sự tin tưởng với đoàn thanh tra.

 

5. Lưu ý quan trọng để giảm rủi ro

Để quá trình thanh tra thuế diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên:

• Rà soát trước số liệu kế toán: phát hiện và điều chỉnh kịp thời sai sót.
• Lưu trữ hồ sơ khoa học: phân loại theo năm, theo loại chứng từ.
• Tuân thủ đúng thời hạn kê khai, nộp thuế: hạn chế phát sinh xử phạt chậm nộp.
• Chủ động minh bạch chi phí, doanh thu: tránh tình trạng bị loại trừ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Kết luận
Việc bị thanh tra thuế là điều hoàn toàn bình thường đối với các doanh nghiệp. Thay vì lo lắng, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, sổ sách, báo cáo tài chính và người phụ trách giải trình.
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ giúp quá trình thanh tra diễn ra nhanh chóng, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch của doanh nghiệp.
Kế toán Tín Việt luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho doanh nghiệp, tổ chức và hộ gia đình, cá nhân kinh doanh về các quy định mới nhất trong lĩnh vực thuế và kế toán. Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất!