Hướng dẫn xử lý tồn quỹ tiền mặt nhiều khi quyết toán thuế

Không ít doanh nghiệp gặp vấn đề tồn quỹ tiền mặt nhiều khi quyết toán thuế, kế toán lúng túng không biết cách xử lý hiêu quả nhất.  Vậy hậu quả của tồn quỹ tiền mặt nhiều khi quyết toán thuế có nghiêm trọng không?  Kế toán Tín Việt sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc trên trong bài viết này. 

Hầu hết doanh nghiệp khi tiến hành góp vốn kinh doanh thường khai trên số liệu là số không thực gây lượng tiền ảo tồn rất nhiều. Ngoài ra còn trường hợp khác là tồn quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp. Hậu quả như thế nào có bị cơ quan thanh tra thuế để ý hay không. Trong những trường hợp này doanh nghiệp có bị phat hay không và mức xử phạt là bao nhiêu.

Kế toán trưởng tại Kế Toán Tín Việt sẽ hướng dẫn cụ thể chi tiết trong các mục dưới đây

I. Các trường hợp khi tồn quỹ tiền mặt thường gặp

1) Tồn quỹ tiền mặt liên quan đến thời hạn góp vốn

• Theo quy định của Bộ Tài Chính từ năm2014 trở về trước sẽ áp dụng theo luật  doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2005. Áp dung với thời hạn góp vốn đủ theo đăng ký là 36 tháng = 03 năm
• Quy định mới nhất áp dụng từ năm 2015 sẽ áp dụng theo luật thuế mới nhất số 68/2014/QH13 gồm một số điểm sửa đổi và bổ sung thêm  của Luật doanh nghiệp 2005, có hiệu lực từ 01 tháng 07 năm 2015 thời hạn góp vốn đủ theo đăng ký là 3 tháng = 90 ngày

2) Trường hợp tồn quỹ tiền mặt nếu góp vốn bị thiếu quá thời hạn

Mức xử phạt trong trường hợp này dựa vào nghị định số 155/2013/NĐ-CP quy định cụ thể về mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư bắt đầu có hiệu lực từ ngày  01/01/2014.

• Điều 23.  Mức xử lý vi phạm nếu vi phạm các quy định về thành lập doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền ở các mức cụ thể:

5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu doanh nghiệp:

a) Vẫn đang hoạt động khi đã kết thúc thời hạn hoạt động ghi trong điều lệ mà chưa được cấp phép gia hạn.

b) Không góp đúng hạn số vốn đã đăng ký.

10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu không góp đủ như số vốn đăng ký.

Áp dụng từ ngày 15/07/2016  sẽ thay thế mới bằng nghị định Nghị định 50/2016/NĐ-CP áp dung mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Như vậy mức phạt hành chính và các hình thức xử phạt, mức phạt, thẩm quyền, áp dụng với  vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư,…

• Điều 28.  Quy định xử phạt về thành lập doanh nghiệp

Quy định mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu doanh nghiệp vi phạm các điều sau, không đăng ký thay đổi với đơn vị đăng ký kinh doanh khi không góp đủ vốn điều lệ như đăng ký.

Quỹ tiền mặt tồn về chi phí lãi vay như thế nào

Nếu công ty góp vốn điều lệ đủ, thì việc đi vay ngân hàng hoặc các tổ chức cá nhân, bị ảnh hưởng như thế nào khi quyết toán thuế?

Như vậy chi phí lãi vay có được tính là khoản chi phí hợp lệ không?

Tại điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 BTC hướng dẫn về khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Quy định tại điểm4 của Thông tư 96/2015/ TT-BTC đã sửa đổi và bổ sung điểm 2.31 tai khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC về những khoản chi không được trừ. 

Hạch toán chi phí lãi vay sẽ được chia làm 2 trường hợp

TH1: Nếu doanh nghiệp góp vốn điều lệ thiếu với giấy phép đăng ký và vốn điều lệ của công ty. Trường hợp này khi doanh nghiệp phát sinh chi phí lãi vay trả cho các tổ chức tín dụng và cá nhân, tổ chức khác

– Góp vốn điều lệ thiếu : Vay = VĐL  hạch toán TK635 ko là chi phí hợp lý

– Góp vốn điều lệ thiếu : Vay < VĐL thiếu  thì hach toán TK 635 ko là chi phí hợp lý

– Góp vốn điều lệ thiếu : Vay > VĐL thiếu trường hợp này doanh nghiệp sẽ phải xuất toàn phần giá trị TK 635 tương ứng phần VĐL bị thiếu  cả với phần lãi vay tồn quỹ tiền măt  còn tồn được tính là chi phí hợp lý

Trường hợp 2: Doanh nghiệp góp vốn điều lệ đầy đủ  như trong giấy phép kinh doanh và điều lệ của công ty: khi phát sinh chi phí lãi vay phải trả cho: các tổ chức tín dụng hoặc cá nhân, tổ chức khác cho vay

– Nếu tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi còn nhiều => chi phí TK 635 sẽ không được tính là chi phí hợp lý, nếu hồ sơ giải trình không hợp lý: như không có dự án đầu tư, không có hồ sơ chứng minh doanh nghiệp sẽ dùng lượng tiền mặt lớn ….

– Trường hợp lượng tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi còn nhiều, áp dụng cả với trường hợp doanh nghiệp đã hạch toán khoản tiền này vào TK 141,138… => chi phí TK 635 cũng không được tính là chi phí hợp lý, nếu hồ sơ giải trình không hợp lý

Như vây: Nếu doanh nghiệp dùng tiền mặt và tiền gửi tồn nhiều trên sổ sách hoặc đi vay cá nhân, ngân hàng để mua văn phòng, xe ô tô….thì TK635 sẽ bị bóc và cũng không được tính là chi phí hợp lý. Chỉ được tính khi có dự áp đầu tư cần nguồn vốn lưu động lớn. 

*Kết luận: Như vậy việc doanh nghiêp góp vốn điều lệ bị thiếu hay tồn nhiều quỹ tiền mặt thì chi phí lãi vay cũng không được tính là chi phí hợp lý. Khi quyết toán thuế TNDN năm không được tính vào chi phí hợp lý trong cá trường hợp không đúng quy định . Trường hợp còn tồn nhiều quỹ tiền mặt mà doanh nghiệp vẫn đi vay thì chi phis lãi vay phát sinh sẽ làm tăng thu nhập chiu thuế.

II.  Xử lý quỹ tiền mặt tồn nhiều với cơ quan thuế

• Trường hợp doanh nghiệp tự xác định và hạch toán xuất chi phí khi quyết toán thuế thì việc tồn quỹ tiền mặt nhiều hay ít thì không quan trọng vì đó được xem là chi phí không hợp lý. Kế toán đã xác định chi phí đi vay TK 635 được tính là chi phí kế toán, chứ không phải chi phí hợp lý khi tính thuế TND.
• Nếu doanh nghiệp tồn quỹ tiền mặt nhiều mà không đi vay ngân hàng hay tổ chức doanh nghiệp thì không ảnh hưởng gì đến quyết toán thuế, thanh tra thuế sau này

–Như vậy doanh nghiệp của bạn thấy chi phí lãi vay gây rủi ro và tiềm ẩn khi thanh toán thuế, doanh nghiệp nên tự xuất toán để khỏi ảnh hưởng về sau.

–Trường hợp tồn quỹ tiền mặt nhiều không cần phải kê khai man thêm nhiều chi phí khác nếu là doanh nghiệp tư nhân. Cách trên chỉ áp dụng với doanh nghiệp nhà nước hoặc đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.

–Đơn vị thanh tra thuế không thể  phạt doanh nghiệp nếu tồn quỹ tiền mặt nhiều nếu mọi chứng từ của công ty đều đúng hết.

III. Hướng dẫn xử lý hạch toán góp vốn

Trường hợp 1:  Kế toán hạch toán vốn ảo thu 1 lần cho đủ hết vốn góp như trên giấy phép

• Nợ TK 111
•  Có TK 411

Lưu ý: Với trường hợp này sẽ phản ánh đầy đủ sổ sách nhưng không phản ảnh được đúng thực tế cho công tác quản trị, và không bị phạt do góp vốn thiếu.

Tuy nhiên: Nếu tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi tồn nhiều trên sổ sách mà doanh nghiệp đi vay tiền mua xe thì chi phí lãi vay TK635 sẽ bị bóc tính và không được tính là chi phí hợp lý khi cần vốn lưu động cao.

Trường hợp 2: Theo dõi trên nguồn vốn góp thực tế 

Trường hợp phản ánh vốn góp theo giấy phép kinh doanh 

•  Nợ TK 111
•    Có TK 411

Trường hợp phần thiếu: Kế  toán chế lại chứng từ ảo cho cổ động hoặc nhân viên vay mượn lại số tiền đó.

• Nợ TK 1388
•  Có TK 111

– Sau đó lại yêu cầu nhân viên và hội đồng  cổ đông góp vốn lại: Hạch toán tiền cho mượn.

•  Nợ TK 1111.112
•   Có TK 1388

Với cách góp vốn như vậy sẽ giúp doanh nghiệp không bị phát hiện việc góp thiếu và không bị phạt.