Chia sẽ kinh nghiệm kế toán lương trong doanh nghiệp

1) Khái niệm về kế toán tiền lương

• Là việc kế toán hạch toán tiền lương của nhân viên dựa theo các yếu tố chính như bảng chấm công nhân viên, ngày giờ tăng ca lao động, phụ cấp hay hợp đồng khoán… để thanh toán tiền lương và bảo hiểm cho người lao động theo đúng quy định trong doanh nghiệp.

2) Công việc của kế toán lương

a) Theo dõi, chấm công cho cán bộ công nhân viên

• Lập các bảng chấm công theo quy định của doanh nghiệp.
• Theo dõi và đảm bảo việc chấm công của người lao động được thực hiện đầy đủ, chính xác.

• Hạch toán, tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên

• Chi tiết quy trình làm việc của kế toán tiền lương:

b) Quản lý việc tạm ứng lương

• Xây dựng các mức tạm ứng lương cho người lao động theo % lương tháng hoặc giá trị tiền riêng tùy quy định doanh nghiệp.
• Lập các bảng tạm ứng lương công ty và phiếu tạm ứng lương nhân viên.
• Tiếp nhận thông tin tạm ứng và tính tạm ứng lương cho người lao động theo yêu cầu.
• Quản lý thông tin về các đợt tạm ứng lương trong tháng của người lao động.

c) Hoạch toán, tính lương và các khoản trích theo lương

• Xây dựng thang bảng lương cho từng đối tượng lao động dựa trên thông tin nhân viên.
• Định kỳ thực hiện việc tính lương cho các nhóm đối tượng lao động dựa trên bảng chấm công, các khoản thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ theo quy định của doanh nghiệp. (Thuế thu nhập cá nhân, Bảo hiểm xã hội,…)
• Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để tính lương thực nhận cho người lao động
• Thực hiện việc cập nhật những thông số tính thu nhập mới khi người lao động được thăng chức – tăng lương.
• Quản lý các khoản thu nhập ngoài lương để quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
• Thực hiện việc thanh toán lương cho người lao động theo định kỳ.

c) Các công việc khác

• Làm các báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo định kỳ.
• Lập các biểu mẫu báo cáo bảo hiểm xã hội.
• Làm các báo cáo định kỳ về tiền lương; BHXH; BHYT; kinh phí công đoàn thuộc trách nhiệm của kế toán tiền lương.
• Phối hợp các bộ phận liên quan làm các báo cáo phân tích tình hình biến động số lượng, chất lượng lao động.
• Lưu trữ các dữ liệu kế toán theo quy định của doanh nghiệp.
• Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên phân công.

3) Các chứng từ kế toán lương liên quan

a) Mẫu chấm công

b) Mẫu tạm ứng lương

c) Mẫu đóng bão hiểm xã hội

4) Kinh nghiệm thực tế

• Hồ sơ đăng ký thang bảng lương
• Hợp đồng lao động (xem thật kỹ để biết mức lương người lao động được trả, các khoản tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm đều được quy định tại đây.)
• Hồ sơ, thủ tục đăng ký tình hình sử dụng lao động
• Hồ sơ, thủ tục đăng ký nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
• Hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở
• Bảng chấm công.
• Bảng lương hàng tháng, lương tháng 13 (giám đốc sẽ quy định việc tính lương theo ca, theo ngày, theo tháng hay theo sản phẩm…)
• Các thủ tục, chứng từ liên quan đến vấn đề nghỉ khám chữa bệnh, tai nạn lao động, nghỉ thai sản do BHXH chi trả, nghỉ mất sức, nghỉ hưởng lương hưu, trợ cấp nghỉ việc.

Lưu ý: 

• Chấm công cho nhân viên phải tuyệt đối chuẩn xác
• Điền mức lương cơ bản (hoặc mức lương ngày) theo quy định của công ty nơi mình làm việc.
• Nếu bạn làm lương trên excel: Chú ý các công thức tính và khi kéo lương phải chú ý kéo cho đủ, chỉ nên làm trong ở tổng lương (tránh được sai số quá nhiều khi làm trong nhiều lần)
• Nếu bạn kiêm cả chi lương cho công nhân viên, đếm tiền thật cẩn thận (Trả thừa thì số tiền đấy bạn sẽ phải bỏ tiền túi của mình, nếu trả thiếu sẽ có những hệ lụy sau đó…)